Asiakas- ja sidosryhmärekisteri

Näin keräämme tietosi

Rekisterin tiedot syntyvät ensisijaisesti asiakassuhteen syntyessä ja sen aikana sinun tai edustamasi yrityksen tekemien ilmoitusten mukaan. Sidosryhmiin liittyvien henkilöiden henkilötiedot saadaan pääasiassa henkilöiltä itseltään tai julkisista lähteistä.

Osa kunnossapidon kontaktitiedoista syntyy palvelusopimuksen solmimisen yhteydessä ja osa vikatilanneraportoinnissa sekä kunnossapito- ja huoltotilausten yhteydessä.

Potentiaalisen asiakkaan tiedot voidaan tallentaa myös silloin, kun olet omasta ilmoituksestasi osoittanut kiinnostustasi tuotteisiimme tai palveluihimme puhelimitse, internetin kautta, sähköpostilla tai muulla vastaavalla tavalla. Olet voinut antaa suostumuksen sähköiseen markkinointiin tai esimerkiksi osallistunut meidän järjestämään asiakastilaisuuteen.

Koulutukseen osallistujien tiedot syntyvät koulutukseen osallistumisen yhteydessä koulutus- ja perehdytystilaisuuksissa erikseen kerätyn osallistujatiedon perusteella. Voimme saada henkilötietoja myös työnantajaltasi tai muulta taholta, joka ilmoittaa sinut tarjoamaamme koulutukseen.

Tilaisuuksien osallistujatiedot saadaan osallistujailmoituksista.

Postitus- ym. kiellot tallennetaan erillisen ilmoituksesi perusteella.

Henkilötietojen siirrot ja luovutukset

Asiakas- ja sidosryhmärekisteriin tallennettuja henkilötietoja voidaan siirtää Mipron valikoimille yhteistyökumppaneille edustamasi yrityksen ja Mipron väliseen sopimukseen liittyvien velvoitteiden toteuttamiseksi, esimerkiksi tilauksen, työn, palvelun tai toimituksen järjestämiseksi osapuolten välisen yhteistyösopimuksen perusteella. Mipro voi myös käyttää alihankkijoita tuotteidensa ja palvelujensa tarjoamisessa ja toteuttamisessa. Tällöin henkilötietoja voidaan siirtää alihankkijoille siinä määrin kuin se on tarpeen palvelujen toteuttamiseksi. Henkilö- ja sopimustietoja sekä tilattuihin töihin liittyviä henkilötietoja voidaan siirtää konsernin sisällä laskutustarkoituksessa.

Asiakaskyselyitä ja markkinatutkimuksia varten tietoja voidaan luovuttaa yhteistyöyrityksille tai siirtää käsiteltäväksi tätä tarkoitusta varten hankittuun tietojärjestelmään. Henkilötietojesi luottamuksellisuus on meille tärkeää ja varmistamme aina valittujen kumppaniemme sekä järjestelmien luotettavuuden.

Sidosryhmiin liittyviä tietoja voidaan luovuttaa konsernin sisällä uusien yhteistyösopimusten luomiseksi ja olemassa olevien kehittämiseksi.

Joissakin koulutuksissamme käytämme asiantuntijoina myös kolmansia tahoja. Tällaisissa tapauksissa voimme luovuttaa tietosi, kuten nimesi ja edustamasi organisaation tiedot, kouluttajalle koulutuksen osallistumistodistuksien, lupakorttien ja sertifikaattien myöntämistä varten.

Osa tilaisuuksistamme saatetaan järjestää kolmannen osapuolen hallinnoimissa tiloissa. Tällöin voimme luovuttaa nimesi eteenpäin sisäänpääsyn varmistamiseksi.

Henkilötietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle, ellei se ole tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista. Tällöinkin varmistamme tarvittavin sopimuksin, että oikeutesi ja tietojesi suoja on varmistettu.

Kuinka kauan tietojasi säilytetään

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan, kun se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi. Arvioimme tietojen tarpeellisuutta vuosittain. Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot hävitämme asiaankuuluvalla tavalla.

Tietoja voidaan poistaa sinun vaatimuksestasi tai asiakassuhteen loppumisen vuoksi. Kaikissa tilanteissa tietojen poistaminen ei ole mahdollista, sillä kirjanpitolain tai muun soveltuvan lain velvoitteista johtuen tietoja voidaan joutua säilyttämään edellä mainittua ajanjaksoa pitempään.

Näin tietosi on suojattu

Mipro noudattaa toiminnassaan vaitiolovelvollisuutta, kaikilla henkilöstöstämme on salassapitositoumus allekirjoitettu työsopimuksen yhteydessä. Asiakas- ja sidosryhmätietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä näitä tietoja. Järjestelmien käyttäjätunnukset ovat henkilökohtaisia. Tiedot kerätään eriytetyissä verkoissa oleviin tietokantoihin, jotka on suojattu palomuurein sekä muilla liikennettä suodattavilla ja valvovilla laitteilla. Järjestelmät, kannat sekä niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa ja suojatuissa palvelintiloissa, joihin pääsy on vain niiden ylläpitoon nimetyillä henkilöillä.

Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä.

Sinun oikeutesi

Sinulla on milloin tahansa oikeus tarkastaa, mitä tietoja asiakas- ja sidosryhmärekisteriin on sinua koskien tallennettu. Jos tiedoissa on virheitä, sinulla on oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua. Voit myös kieltää tietojesi luovuttamisen ja käsittelyn markkinointiin, uutiskirjelähetyksiin sekä asiakaskysely- ja markkinatutkimuksiin tai antaa uuden suostumuksen näihin tarkoituksiin. Sinulla on lisäksi oikeus vaatia tietojen poistamista ennen määrätyn säilytysajan päättymistä. Huomaathan, että joissain tapauksissa tietojasi ei pyynnöstäsi huolimatta voida poistaa, jos laki edellyttää säilyttämään henkilötietoja erikseen määrätyn ajan. Jos haluat tehdä tarkastus- ja/tai oikaisupyynnön tai vaadit tietojasi poistettavaksi, tulee sinun lähettää kirjallisesti ja omakätisesti allekirjoitettuna haluamasi pyyntö osoitteeseen:

Mipro Oy, Kunnanmäki 9, 50600 Mikkeli.

Kuoreen merkintä: asiakasrekisteri/tarkastuspyyntö, asiakasrekisteri/oikaisupyyntö tai asiakasrekisteri/poistopyyntö. Tarkastuspyynnössä sinun tulee ilmoittaa nimesi lisäksi riittävät yksilöintitiedot, joiden perusteella rekisteristä voidaan tarkistaa, oikaista tai poistaa juuri sinua koskevat tiedot.

Voit esittää tarkastuspyynnön myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona osoitteessa Kunnanmäki 9, 50600 Mikkeli. Rekisteröidyllä on oltava tällöin mukanaan henkilöllisyystodistus.

Tietojen tarkastaminen on maksutonta, kun edellisestä tietopyynnöstä on kulunut enemmän kuin yksi vuosi.

Sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei mielestäsi ole toiminnassaan noudattanut soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Lisätietoja saat tarvittaessa sähköpostilla osoitteesta privacy@mipro.fi.